Geheimnis

Wir haben bei dinext. das Cloud ERP SAP Business ByDesign in nur 32 Stunden implementiert. Das haben wir einerseits unserer Konsequenz zu verdanken, uns an die Standardprozesse des Systems anzupassen, auf der anderen Seite aber auch der Art und Weise, wie das System konfiguriert werden kann. Bleibt nun noch die Frage, wie es auch technisch möglich war SAP Business ByDesign in nur so kurzer Zeit zu implementieren…

 

Übersicht

In dieser Blogserie inklusive kurzen Erläuterungsvideos zeigen wir Ihnen auf, wie wir es geschafft haben in nur 32 Stunden das Cloud ERP „SAP Business ByDesign“ bei dinext. zu implementieren.

  1. Wie man ein ERP System in nur 32 Stunden implementiert
  2. ERP Einführung in Time and Budget – So wird`s gemacht
  3. SAP Business ByDesign und das Geheimnis einer extrem kurzen Implementierungsdauer (dieser Artikel)

 

Eine revolutionäre Art der Cloud ERP Implementierung

Erfahren Sie, was Konfiguration im Falle von SAP Business ByDesign bedeutet und wieso es eine

 

Systemkonfiguration mit wenigen Klicks

Im ersten Schritt, der auch im vorherigen Beitrag erläutert wird, werden die im späteren System gewünschten Funktionen/Prozesse ausgewählt. Diese werden dann folgend durch entsprechende Fragen weiter spezifiziert.

Es wird ersichtlich, dass die Fragen immer betriebswirtschaftlich orientiert sind, d.h. sie sind für Jemanden, der seine eigenen Geschäftsprozesse kennt und weiß, wie sie im späteren System aussehen sollen, leicht zu beantworten; ohne technische Kenntnisse haben zu müssen.

Wie dem Screenshot zu entnehmen ist, sind die Fragen immer betriebswirtschaftlich orientiert, d.h. wenn man sein Geschäft kennt und davon ist natürlich auszugehen, kann man Sie sehr schnell beantworten.

 

Das Projektvorgehen direkt im System integriert

Sind die erste Schritte der Konfiguration abgeschlossen, wird vom System automatisch eine Aufgabenliste erzeugt, die dann während der gesamten Implementierung die zentrale Stelle zur Konfiguration ist. Grundsätzlich findet man in der Liste zwei relevante Aufgabentypen:

  • Konfigurationsaufgaben
  • Datenmigrationsaufgaben

Erstere sind wie auch die Fragen im Schritt zuvor betriebswirtschaftlich orientiert, d.h. auch hier muss man keine Kenntnisse zu Datenbanken haben oder etwa programmieren können. Man öffnet lediglich jede Aufgabe der Reihenfolge nach und prüft, ob die dort von SAP vorgeschlagenen Standardeinstellungen/-daten übernommen werden sollen, oder ob man die Einträge für an das eigene Geschäft anpassen muss.

Eine erste Aufgabe, die man im Zusammenhang mit der Systemkonfiguration bearbeiten muss, ist die Einrichtung des Organisationsmanagements. Dabei werden neben der Aufbauorganisation, d.h.

  • Unternehmen
  • Betriebsstätten
  • Abteilungen

auch finanzbuchhaltungsrelevante Einstellungen wie

  • Segmente
  • Profit-Center
  • Kostenstellen

definiert. Des Weiteren werden den einzelnen Einheiten auch Funktionen und Vorgesetzte zugeordnet. Das Organisationsmanagement bildet so den zentralen Kern des Systems und beinhaltet auch Grundeinstellungen zu späteren Prozessen. Im folgenden Screenshot sehen Sie den Aufbau bei dinext. und Sie können erkennen, dass wir dort drei legale Einheiten, also drei Unternehmen konfiguriert haben. Da für uns jedoch die Auswertung einzelner Kostenstellen bzw. Abteilungen unterhalb der Betriebsstätten oder aber auch übergreifend über die Gruppe keine Bedeutung hat, ist die Struktur sehr flach gehalten.

Ein weiteres gutes Beispiel für die Einfachheit oder das Vorhandensein von Vorschlägen durch SAP ist die Konfiguration zu den Mahnstrategien. Hier gibt es länderspezifische Vorschläge, wie eine Mahnstrategie aussehen könnte.

 

Geführte Datenmigration

Neben den Konfigurationsaufgaben findet sich aber auch die Datenmigration voll integriert im System wieder. Dabei ist zu unterscheiden, ob einzelne Objekte manuell migriert , d.h. bspw. Anlage eines Kunden direkt über die reguläre Systemoberfläche, oder ob Migrationsvorlagen verwendet werden. Gerade bei größeren Datenmengen bieten sich natürlich die Migrationsvorlagen an, die von der SAP als Exceltabellen zur Verfügung gestellt werden.

Hier ist zum Beispiel die Vorlage zur Migration der Kunden zu sehen, die mit zwei Stammdatensätzen befüllt ist. Je nach Objekt gibt es in den Vorlagen verschiedene Reiter, in denen die jeweiligen Daten eingetragen werden können. Sind die Vorlagen befüllt, werden Sie im System im Rahmen einer geführten Aktivität migriert. Erster Schritt ist dabei das Hochladen der Datei und die erste Validierung des Inhalts. Dabei prüft das System, ob bspw. Längenangaben für bestimmte Felder eingehalten wurden und Pflichtfelder ausgefüllt sind.

War diese Validierung erfolgreich, zeigt das System eine Sicht zur Wertkonvertierung an. Hier kann nun geprüft und nachjustiert werden, welche Werte in den Migrationsvorlagen zu welchen Werten im System passen. Bspw. können in den Migrationsvorlagen zur besseren Lesbarkeit Prosatexte anstatt Nummerncodes verwendet werden. Diese werden in diesem Schritt auf die jeweiligen Systemnummern geroutet. Die folgenden Screenshots zeigen dies im Zusammenhang mit Zahlungsbedingungen.

Nach der Wertkonvertierung wird eine Simulation des Imports durchgeführt. Dabei prüft das System nun auch Abhängigkeiten zu anderen Objekten und deren Gültigkeit. Es werden in diesem Schritt auch zusätzliche Warnungen ausgegeben, wenn Daten zwar technisch korrekt eingetragen sind, aber eventuell Daten fehlen, die in Prozessen zu Problemen führen könnten (nicht müssen). Hier zum Beispiel ist zu sehen, dass bei der Migration der Daten für einen der Kunden keine Bankverbindung eingetragen wurde. Sofern man jedoch keine Lastschrift-Mandate verwendet ist dies aber nicht schlimm und eher üblich.

Ist auch dieser Schritt ohne Fehler durchlaufen worden, kann der finale Import durchgeführt werden. Die Daten sind im Anschluss im System verfügbar.

 

Zusammenfassung

Wir hoffen, dass Ihnen durch diese Blogserie klar geworden ist, dass eine ERP Implementierung sehr wohl kostengünstig und ohne längere Projektlaufzeiten möglich ist und auch, dass es sich lohnt, bereits früh über diese nachzudenken.

Wir freuen uns, wenn Sie dazu weitere Fragen haben, oder einfach noch weitere Einzelheiten erfahren möchten. Kommen Sie jederzeit gerne auf uns.

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