Anforderungserhebung_2

Irgendwann steht jedes gewachsene Unternehmen vor der Frage, welches ERP System ist das beste für mich und erstmal noch viel konkreter…wie finde ich das am besten passende für mich. Bei dieser Suche kann man sehr viel falsch machen, vor allem auch sehr viel Zeit und Geld verlieren, dass dann später bei der tatsächlichen Implementierung fehlt. Erfahren Sie daher in diesem Blogbeitrag, auf was es bei der Auswahl einer ERP Lösung ankommt, auf was Sie Prioritäten setzen sollten und wie Sie sich unnötige Arbeit ersparen…

Erfolgsfaktor Anforderungsmanagement

Eine sinnvolle Evaluation ist der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Auswahl einer Enterprise Resource Planning (ERP) Lösung für das eigene Unternehmen. Wird hierbei falsch an die Erhebung der Anforderungen herangegangen, oder wo möglich die falschen Prioritäten gesetzt, kann der Erfolg eines darauf aufbauenden Projektes gefährdet sein. Dies belegt der Chaos Report 2015 [1] der Standish Group, bei der zu erkennen ist, dass an dritter Stelle mit 13,0% eine klare Definition der Anforderungen als Projekterfolgsfaktor genannt ist. Bei den häufigsten Gründen, warum Projekte gefährdet sind bzw. schlussendlich auch abgebrochen werden, nennt der Report sogar unvollständige Anforderungsdefinition als den hauptsächlichen Faktor mit 13,1 %. Aus diesem Grund möchte ich Ihnen in diesem Artikel das Thema Anforderungsmanagement bzw. die wichtigsten Schritte hin zu einer Spezifikation zur Auswahl der geeigneten Unternehmenslösungen für Sie näher erläutern.

 

Aber was ist nun Anforderungsmanagement genau und wie funktioniert es?

Um das zu beantworten muss erst einmal erklärt werden, dass im Gesamtkontext eines ERP-Einführungsprojektes das Anforderungsmanagement Teil des Projektmanagements ist und dass bevor Anforderungen an ein System erhoben werden können Ziele des Einführungsprojektes definiert werden müssen. Ohne Ziele gibt es nämlich kein Projekt und damit auch keine Anforderungen.

„Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine erwünschte Wirkung verstanden. Ziele beschreiben also künftige Ergebnisse, die durch bestimmte Maßnahmen oder Lösungen erreicht werden.“ (Pfetzing & Rohde, 2009, S. 203)

In diesem Zusammenhang ist hier mit Lösung die ERP-Software gemeint, die zur Erreichung der in diesem Rahmen definierten Ziele entsprechende Anforderungen erfüllen muss. Es wird aus der Definition ersichtlich, dass ohne Ziele der angestrebte Zustand nicht klar ist und somit kann auch nicht definiert werden, was notwendig ist um ihn zu erreichen.

 

Entwickeln oder Kaufen

Sind die Ziele für die Einführung einer ERP-Software (bspw. Effizienzsteigerung in der Prozessausübung,  Verringerung von anfälligen Schnittstellen etc.) definiert sollte man sich als Nächstes sehr früh Gedanken darüber machen, ob man eine Software von Grund auf neu entwickeln lassen (weil man eventuell einen „Nischenbereich“ abdecken will) oder eine am Markt bereits verfügbare Software kaufen möchte.

 

Warum ist das zu diesem Zeitpunkt bereits wichtig?

Die Antwort ist eigentlich ganz naheliegend, daher aber vielleicht auch unterschätzt. Möchte man eine Software von Grund auf neu entwickeln lassen, muss die Definition der Anforderungen sehr viel detaillierter und vor allem auch technischer durchgeführt werden, als wenn man sich für den Kauf oder Miete einer Softwarelösung entscheidet. Gerade im Falle einer ERP Lösung gibt es bereits sehr viele am Markt etablierte Hersteller, die für unterschiedlichste Branchen Standards (Best-Practices) implementiert haben. In diesem Fall macht es wenig Sinn bis auf Datenbankebene zu definieren, wie groß entsprechende Felder in bspw. einem Kundenstammsatz zu sein haben (falls die eigene Branche / das eigene Unternehmen nicht sehr spezielle Anforderungen hat), oder welche Datenbank zum Einsatz kommen soll. Hier ist es wichtiger die benötigten Funktionen zu beschreiben und nicht ihre technische Umsetzung.

Fragen Sie an dieser Stelle doch einfach Mal den Anbieter an, ob er Ihnen Brachenstandards liefern kann, bzw. Ihnen Diese präsentieren. Wenn er das kann, können Sie sich viel Arbeit bei der Erhebung der Anforderungen sparen, oder sogar gänzlich darauf verzichten. Als Beispiel ist hier das Cloud ERP SAP Business ByDesign zu nennen, zu dem Sie hier mehr erfahren können: Die Unternehmenslösung aus der Cloud – Implementierungen ohne Anforderungsdokumente bereits innerhalb von 2 Monaten

 

Ergebnisorientierter Ansatz und die Granularität

Ist die Entscheidung Kauf oder Entwicklung geklärt, ist der nächste Schritt die notwendigen Anforderungen zu ermitteln. Ein mögliches Problem hierbei ist die Gefahr in ein endloses Projekt „Anforderungserhebung“ zu starten, das aufgrund einer zu vor fehlenden Definition der Granularität bzw. des genauen Vorgehensmodells keinen Rahmen hat. Man muss also einen Weg zwischen umfangreicher, aber nicht zu umfangreicher Erhebung finden und diesen fixieren.

In Heßler (Anforderungsmanagement, 2004, S. 40) ist dies als „Ergebnisorientierter Ansatz“ beschrieben und er nennt als häufigste Fehler:

  • „Das Verzetteln in Kleinigkeiten
  • Zu starke Berücksichtigung von Nebenkriegsschauplätzen oder gar Konzentration auf diese,
  • die Realisierung sogenannter „goldener Henkel“[2].

Gerade auch auf der Suche nach einer „vollständigen“ Unternehmenslösung, sollte man bedenken, dass eine ERP-Lösung im Vergleich zu sehr vielen bereichsspezifischen Anwendungen (Projektmanagement Software, CRM System etc.) oft Einschränkungen in der Funktionstiefe geben kann. Das resultiert daraus, dass alle Bereiche abgedeckt werden müssen und damit für den Softwarehersteller meist die Funktionsbreite vor der Funktionstiefe steht.

 

Das Vorgehensmodell und die Granularität

Neben einer reinen Definition der Granularität gemäß des ergebnisorientierten Ansatzes gibt es auch eine Möglichkeit mit Hilfe eines geeigneten Vorgehensmodells Einfluss auf diese zu nehmen.

Bei traditionellen Vorgehensmodellen werden die Anforderungen zu Beginn in einer entsprechenden Definitionsphase erhoben und dann im Laufe des weiteren Projektes umgesetzt (vgl. Pichler, 2008, Kapitel 4.1.1). Hier muss man darauf achten, dass die vorherige Erhebung so detailliert und vollumfänglich ist, dass bei der Umsetzung später keine Fragen mehr offen bleiben und das die Anforderungen so klar formuliert sind, dass es auch keine Fehlinterpretationen geben kann. Dies setzt neben den verfügbaren Ressourcen für eine solch vollumfänglich Anforderungsanalyse auch voraus, dass zu diesem Zeitpunkt alle Anforderungen den Stakeholder bekannt sind und sie sich im Laufe des angestrebten Projektes nicht mehr bis wenig ändern.

Genau diese Punkte sind in der Praxis meist nur schwer zu erfüllen und/oder sehr teuer, daher bietet sich als Alternative ein inkrementeller Ansatz, wie Scrum[3] an (vgl. Gloger, 2016 5., überarbeitete Auflage, Kapitel 1.2). Hierbei besteht die Möglichkeit die Anforderungen zunächst auf einem höheren Abstraktionsniveau zu definieren und zu priorisieren. Im Anschluss werden dann nur die Anforderungen mit hoher Priorität detaillierter beschrieben und in einer ersten Iteration umgesetzt.  Für die nächste Iteration werden dann die Anforderungen der nächsten Prioritätsstufe herangezogen, näher beschrieben und umgesetzt usw. (vgl. Pichler, 2008, Kapitel 4.2.1 – 4.2.3) [4].

 

Inkrementelle Innovation

Dieser Ansatz wird in der Literatur als inkrementelle Innovation bezeichnet (vgl. Smith & Reinertsen, 1998, S. 67). Es geht dabei darum sogenannte „megaprojects“ zu vermeiden und dadurch folgende Vorteile zu nutzen (vgl. Smith & Reinertsen, 1998, S. 68-76):

  • Besserer Cash-Flow durch geringere Zeit bis zum Go-Live
  • Geringeres Investitionsrisiko aufgrund schnellerer Ergebnisse
  • Verringerung der Komplexität und damit des Risikos für Fehler
  • Positiverer Einfluss auf die Motivation durch schnellere Erfolge
  • Früheres Feedback zu fertiggestellten Teilen
  • Schnelleres Lernen

 

Zusammenfassung

Sie haben nun einige wichtige Punkte gehört, die Sie hoffentlich zum Nachdenken gebracht haben und die Sie beim nächsten Auswahlprozess einer ERP Software oder aber einer anderen Unternehmenslösung mit einfließen lassen können. Falls Sie generell mehr zu dem Thema erfahren möchten, d.h. auch zu den darauf aufbauenden Themen wie Anforderungserhebung und Management von Anforderungen innerhalb eines Softwareprojektes, dann zögern Sie nicht mich persönlich zu kontaktieren. Ich freue mich über einen Austausch.

 


 

[1] Der Report ist käuflich von der Standish Group zu erwerben (https://www.standishgroup.com/store/services/chaos-report-2015-blue-pm2go-membership.html) und wird schon seit mehreren Jahren regelmäßig erstellt und behandelt die häufigsten Fehler bei Softwareprojekten.

[2] Gerne umgangssprachlich auch als „Schleifchen“ bezeichnet sind damit meist Funktionen gemeint, die zu einer Übererfüllung der Anforderung führen und bei denen Kosten und Nutzen in keinem realistischen Verhältnis zueinander stehen

[3] Scrum ist ein agiles Managementframework zur Entwicklung von Software, das aus wenigen klaren Regeln besteht. Diese beinhalten die Anwendung der drei Rollen Product Owner, Team und Scrum Master, die Verwendung eines priorisierten Product Backlog sowie das Erstellen von Produktinkrementen innerhalb kurzer Arbeitszyklen, die Sprints genannt werden. (Pichler, 2008, Kapitel 1.1.1)

[4] Nach welchen Methoden eine solche Priorisierung durchgeführt wird, wird in Abschnitt 2.5 – Verwalten von Anforderungen beschrieben.

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